Qu’est-ce que l’approbation et le dépôt des comptes ? Est-ce obligatoire ? Est-ce que le défaut de dépôt des comptes est sanctionné ? Quand et comment approuver ses comptes ? Doit-on publier nos résultats et les rendre accessibles et publics ? Peut-on le faire soi-même ?
Autant de questions qu’un entrepreneur peut se poser lorsqu’il clôture son exercice social. La présente brève tentera d’apporter des réponses pratiques et résumées à ces interrogations.
1. Qu’est-ce que l’approbation des comptes ?
Lorsque vous clôturez votre exercice social vous disposez des comptes annuels qui retracent les dépenses et les recettes réalisées par la société pendant l’exercice social. Les comptes annuels permettent de déterminer si votre activité a généré une perte ou a produit des bénéfices. C’est à l’occasion de la réunion en assemblée générale que les associés de la société décideront de l’affectation de ce résultat (distribution de dividendes, mise en réserve, report à nouveau …). L’approbation des comptes permet aux associés d’analyser l’activité économique de la société sur l’année écoulée puis au regard des résultats de fixer les grandes orientations de la société pour l’année en cours et les mois à venir.
A l’issue de la décision d’approbation des comptes la majorité des sociétés (sauf EURL et SASU) doivent notamment déposer au greffe la décision formalisant l’approbation des comptes.
2. A-t-on l’obligation d’approuver et de déposer ses comptes ?
L’approbation des comptes et le dépôt des comptes sont 2 opérations séparées et différentes. L’approbation des comptes est une opération juridique. Le dépôt des comptes consiste à déposer les documents juridiques au greffe du tribunal de commerce.
Le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce permet à tout intéressé (investisseur, créancier, banquier…) de consulter librement les comptes découlant de votre activité, en vue d’évaluer votre situation comptable et votre solidité financière.
La majorité des sociétés ont l’obligation de déposer au greffe leur décision d’approbation des comptes. Seules les EURL et les SASU sont dispensées de l’obligation de déposer la décision d’approbation des comptes, lorsque l’associé unique, personne physique, assume seul la gérance ou la présidence de la société. Pour ces sociétés, le dépôt au greffe de l’inventaire et des comptes annuels vaut approbation des comptes par l’associé unique.
Le dépôt des comptes sociaux est une mesure obligatoire pour les sociétés ci-dessous :
- les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
- les sociétés de personnes (SNC, SCS), sous certaines conditions : Les sociétés en nom collectif ayant uniquement pour associés des sociétés par actions ou des sociétés à responsabilité limitée ou encore des sociétés en nom collectif, sont dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels[1];
- les sociétés par actions (SA, SAS et SCA) ;
- les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
- les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
- les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL) ;
- les sociétés coopératives et unions sous certaines conditions[2];
Le défaut de dépôt des comptes annuels est pénalement sanctionné. Toutefois rassurez-vous avant d’en venir aux sanctions pénales des avertissements vous seront adressés. Auquel cas il sera judicieux de déposer vos comptes rapidement.
3. Quand et comment approuver ses comptes ?
Vous êtes tenus d’approuver (sauf EURL et SASU respectant les conditions ci-dessus) les comptes annuels de votre société dans les 6 mois de la clôture de votre exercice social. La majorité des exercices sociaux suivent l’année civile et clôturent le 31 décembre, si tel est votre cas, vous serez contraint d’approuver les comptes au plus tard le 30 juin 2021 pour l’exercice social ayant clôturé le 31 décembre 2020. A défaut vous pourrez demander au président du tribunal de commerce une prorogation du délai pour approuver les comptes. Dans ce cas je vous conseille de vous mettre en relation avec un avocat en droit des sociétés.
Quelles étapes suivre ?
- établir l’inventaire et solliciter vos comptes annuels[3] ;
- arrêter et certifier les comptes : le représentant légal arrête les comptes de la société et les signe (s’il s’agit des comptes en original) ou les signe et les certifie conformes à l’original (en cas de copie) ;
- formaliser la documentation juridique au regard de ce que prévoient les statuts de la société, (un rapport de gestion[4], une décision d’approbation des comptes, une déclaration de confidentialité…) ;
- soumettre ces projets juridiques au commissaire aux comptes si votre société en dispose ;
- convoquer les associés à l’assemblée générale ordinaire qui approuvera les comptes, le cas échéant convoquer le commissaire aux comptes (si vous êtes associé unique cette étape n’a pas de sens) ;
- déposer la documentation juridique au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre société (le rapport de gestion à déposer uniquement pour les SA).
4. Doit-on rendre publics nos résultats ou comptes ?
Le dépôt de vos comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce est sauf déclaration de confidentialité, accessible aux tiers.
Il est possible de demander que vos résultats comptables soient déclarés confidentiels sous réserve de satisfaire des critères de montant de chiffre d’affaires, de total de bilan et de nombre de salariés[5]. A cet effet une déclaration de confidentialité doit être jointe à la documentation juridique de dépôt des comptes[6].
Je vous conseille d’en faire la demande même si vous avez un doute quant au respect des critères.
5. Peut-on approuver ses comptes sociaux soi-même ?
L’approbation des comptes de sa société n’est pas une opération complexe si vous savez lire un bilan et un compte de résultat et que vos statuts sont clairs.
Quelques conseils si vous approuvez vous-même les comptes :
- En cas de distribution de dividendes gardez en mémoire que des conditions sont à respecter avant de distribuer les dividendes.
- Pareillement en cas de résultat bénéficiaire, n’oubliez pas de doter en priorité votre réserve légale avant d’affecter votre résultat.
Je vous conseille de vous adresser à un avocat en droit des sociétés dans les cas où des conventions règlementées ont été passées, dans les cas où vos capitaux propres deviennent inférieurs à la moitié de votre capital social, ou si vous souhaitez mettre à jour et en conformité le juridique de votre société à l’occasion de l’opération d’approbation des comptes.
Pour un conseil personnalisé et un accompagnement je vous invite à contacter le cabinet par courriel à l’adresse contact@sarahbraza-avocat.fr ou au moyen de la fiche de contact via le site internet Contact – Sarah Braza Avocat (sarahbraza-avocat.fr)
[1] conformément à l’art. L.232-21 du Code du commerce
[2] conformément à l’art. R524-22-1 du Code rural
[3] le bilan (actif, passif), le compte de résultat et les annexes le cas échéant.
[4] Désormais facultatif pour certaines sociétés conformément à l’article L232-1 du Code de commerce, tel que modifié par la loi n°2018-727 du 10 août 2018.
[5] Confidentialité totale pour les micro-entreprises : articles L 123-16-1, al. 1 et D 123-200, 1° du Code de commerce
Confidentialité partielle pour les petites entreprises : articles art. L 123-16, al. 1 et D 123-200, 2° du Code de commerce
[6] A savoir : dépôt des comptes, dépôt de la décision qui approuve les comptes et de la déclaration de confidentialité, le cas échéant dépôt du rapport du commissaire aux comptes.