Les confinements successifs et la situation sanitaire actuelle peuvent légitiment, vous interroger sur les modalités de réunion des associés ou organes sociaux pour la prise des décisions dans votre société.
1- La prorogation de la possibilité de prendre des décisions par voie dématérialisée
A l’évidence cette question ne se pose pas lorsque vos statuts prévoient la possibilité de prendre des décisions sociales sans réunion physique (Visio ou audio conférence) ou lorsque les associés décident à l’unanimité de déroger aux modalités de réunion statutaires usuelles. Dans le cas contraire, la législation a dû s’adapter à la situation actuelle. C’est ainsi que la loi d’urgence sanitaire adoptée le 23 mars 2020 a permis au gouvernement de déroger par ordonnance au droit applicable. Dans ce cadre, l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 adaptait par des mesures exceptionnelles les règles de réunion et de délibération des assemblées générales des sociétés.
Par suite le Décret 2020-1614 du 18 décembre 2020 est venu proroger et modifier les mesures du décret d’application de l’ordonnance du 25 mars 2020. Ces mesures s’appliqueront aux assemblées qui seront prises jusqu’au 1er avril 2021 sur l’ensemble du territoire national. Le Gouvernement pourra proroger leur application jusqu’au 31 juillet 2021 (Décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 portant prorogation et modification du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020 pour adapter le fonctionnement de certaines instances délibératives au contexte créé par l’épidémie de covid-19 – Légifrance (legifrance.gouv.fr)
2- Les conditions à satisfaire pour prendre des décisions par visioconférence et audioconférence
De manière générale, les mesures dérogatoires permettent à toutes les sociétés quel que soit leur forme juridique (SAS, SARL, société civile…) de tenir des assemblées générales par visioconférence ou audioconférence, quand bien même les statuts ne le prévoiraient pas ou l’interdiraient et indépendamment de toute mesure restrictive des déplacements ou rassemblements collectifs. Le système permettant de bénéficier d’une « assemblée générale dématérialisée » doit :
- transmettre au moins la voix des participants,
- et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations (article 5-II Ord. 2020-321).
Il vous est donc permis de tenir une assemblée générale avec les outils Teams, Skype ou même Zoom dans la mesure où chaque participant est identifié et que le système permet la transmission de la voix des participants ainsi que la retransmission continue et simultanée des débats.
D’un point de vue pratique pour sécuriser l’identification des participants, vous pourrez obtenir au préalable une attestation de chaque associé signée confirmant son identifiant de connexion, ou une acceptation expresse de l’organisation de l’assemblée générale par visioconférence, dans les modalités souhaitées.
Il en est en même pour les consultations écrites, leur recours est étendu à l’ensemble des groupements entrant dans le champ d’application de l’ordonnance, à l’exclusion des sociétés cotées, sous réserve qu’elles satisfassent les conditions prévues par l’article 4-1 du décret 2020-418.